Một sự kiện dù được tổ chức với quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần được chuẩn bị chu đáo và lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Công tác chuẩn bị càng tỉ mỉ, chu đáo bao nhiêu thì tỉ lệ thành công của sự kiện đó càng lớn, và càng giảm thiểu được các sự cố ngoài ý muốn trong sự kiện bấy nhiêu. Và một trong những công tác chuẩn bị mà bạn không thể bỏ qua đó là việc lựa chọn địa điểm và hội trường tổ chức sự kiện. Chúng tôi sẽ giới thiệu một vài kinh nghiệm nhỏ về thuê hội trường tổ chức sự kiện để bạn có thể tham khảo.
1. ĐỊA ĐIỂM CHO THUÊ PHÒNG HỘI TRƯỜNG
Khi thuê hội trường tổ chức sự kiện điều bạn cần quan tâm đầu tiên chính là địa điểm. Nếu chọn được địa điểm phù hợp với loại hình tổ chức sự kiện sẽ tạo ra không khí hài hòa và một tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này sẽ làm cho khách tham dự cảm thấy thật thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện hơn, tiến gần và hòa nhập hơn với sự kiện, thúc đẩy tổ chức sự kiện thành công.
Bạn cũng nên cân nhắc việc lựa chọn diện tích hội trường với số lượng khách mời. Để đảm bảo có đủ chỗ ngồi cho tất cả khách mời tham dự buổi sự kiện.
2. CHẤT LƯỢNG PHÒNG HỘI TRƯỜNG
Chất lượng hội trường rất quan trọng, để bạn có được cái nhìn tổng quan hơn về chất lượng hội trường bạn nên xem những nội dung sau đây: Không gian, diện tích, nội thất hội trường như bàn ghế, sân khấu, hoa, bàn ghế đại biểu, bày trí set up hội trường, các trang thiết bị đầy đủ: Wifi, màn chiếu, chất lượng âm thanh, an ninh tốt, có máy pháp dự phòng, nước uống nóng lạnh, các giải pháp dự phòng khi có sự cố xẩy ra …
Khi hội trường tổ chức sự kiện có địa chỉ cụ thể, rõ ràng và có đánh dấu trên bản đồ googlemaps sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian tìm kiếm địa điểm khi đến tham dự.
Khi địa điểm có bãi đỗ xe các loại (xe máy, xe ô tô) thì khách của bạn sẽ chẳng phải loay hoay tìm chỗ gửi xe khi đến sự kiện.
3. CÁC DỊCH VỤ ĐI KÈM KHI THUÊ PHÒNG HỘI TRƯỜNG
Một vài dịch vụ đi kèm trong khu vực hội trường như dịch vụ teabreak, nhận đặt tiệc, hoa tươi chúc mừng, buffet theo yêu cầu, in ấn, trang trí sân khấu, thi công backdrop,… Những dịch vụ đi kèm tuy chỉ là phụ nhưng nó cũng ảnh hưởng rất nhiều đến thành công của buổi sự kiện. Chính vì thế đơn vị tổ chức hãy quan tâm đến các dịch vụ đi kèm để buổi sự kiện được diễn ra thành công hơn.
4. GIÁ THUÊ PHÒNG HỘI TRƯỜNG
Giá cả để bạn thuê hội trường tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Địa điểm, diện tích, trang thiết bị, và một vài yếu tố khác. Do đó bạn phải cân đối thật cân đối với kinh phí của của mình, và nên có phí dự trù khi phát sinh.
5. HỢP ĐỒNG THUÊ PHÒNG HỘI TRƯỜNG
Bạn nên làm hợp rõ ràng giữa 2 bên, kiểm tra kĩ càng tình trạng, chất lượng hội trường cũng như những dịch vụ đi kèm, để tránh những chi phí phát sinh không đáng có trong kế hoạch kinh phí của bạn.
Với 5 kinh nghiệm nhỏ khi thuê hội trường tổ chức sự kiện rất thiết thực trên, hy vọng chúng tôi có thể giúp quý khách hàng tổ chức được những chương trình thành công nhất.
LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN CHI TIẾT:
VPLACE chuyên cung cấp hội trường, phòng họp và dịch vụ đi kèm
📞 Hotline: 0912 123 267 – 0981 808 029
📧 Email: hoitruonghanoi@gmail.com
