Cuối năm đã gần kề, đây là thời điểm bận rộn nhất của mỗi công ty, doanh nghiệp với các hoạt động sự kiện tổng kết cuối năm. Bạn có thể dễ dàng tìm thấy rất nhiều lựa chọn địa điểm với hàng trăm kết quả khi tìm kiếm “thuê hội trường tổ chức sự kiện” trên Google. Để tránh những rủi ro không đáng có làm ảnh hưởng đến chương trình của công ty bạn, hãy bỏ túi những kinh nghiệm xương máu khi thuê hội trường tổ chức sự kiện.
1. Tìm thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện ở đâu
Bạn có thể tìm kiếm thông tin ở rất nhiều kênh khác nhau như Google, Facebook và cả từ những người thân quen. Đây đều là những nguồn thông tin đáng tin cậy bạn có thể dễ dàng tìm kiếm được địa điểm tổ chức sự kiện ưng ý.
Tìm qua mạng:
2 nơi bạn có thể tìm kiếm thông tin dễ dàng nhất là Google và Facebook. Chỉ cần tìm kiếm “thuê hội trường tổ chức sự kiện” hoặc “thuê hội trường” hàng trăm kết quả sẽ hiện ra cho bạn.
Bạn có thể tìm kiếm cả các thông tin chi tiết như chi phí, các tiện ích đi kèm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy hình ảnh của hội trường để có những đánh giá chính xác hơn để lựa chọn địa điểm phù hợp. Bởi vậy đây là một trong những cách tìm kiếm phổ biến được nhiều người lựa chọn nhất.
Tìm qua người quen:
Cách tìm kiếm này cho bạn những thông tin chân thực nhất. Bạn sẽ có được đầy đủ thông tin về địa chỉ, chi phí, tiện ích đi kèm…Ngoài ra, bạn còn được tham khảo những nhận xét chân thực sau trải nghiệm sử dụng thực tế. Tuy nhiên những thông tin bạn được chia sẻ thường chỉ về 1 địa điểm nhất định – nơi người quen đó đã thuê và sử dụng. Những nhận xét cũng có phần mang theo cảm xúc cá nhân.
Vì thế đây là nguồn tin bạn nên tham khảo nhưng cần tự mình tìm hiểu thêm để có lựa chọn chính xác nhất
2. 5 kinh nghiệm khi thuê hội trường tổ chức sự kiện
Sau khi đã tìm được địa điểm tổ chức sự kiện, bạn sẽ liên lạc trực tiếp với nơi cho thuê địa điểm để được tư vấn và quyết định thuê phòng. Sau đây là 5 kinh nghiệm bỏ túi nếu bạn muốn thuê được địa điểm ưng ý.
Xác định nhu cầu
Nhu cầu thuê hội trường của bạn sẽ gồm những yếu tố sau: sức chứa, mục đích sử dụng, địa điểm… Việc xác định trước nhu cầu sử dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian trong việc tìm kiếm đó.
- Sức chứa: Sự kiện của bạn dự kiến sẽ có bao nhiêu người tham dự? Số người tham dự càng đông bạn cần phòng có diện tích càng lớn. Nhưng đó không phải là toàn bộ yếu tố quyết định diện tích hội trường bạn sẽ thuê.
- Mục đích sử dụng: Bạn sẽ tổ chức sự kiện gì? Sự kiện của bạn có thể là đào tạo, hội thảo, hội nghị hay lễ kỷ niệm. Đặc biệt, dịp cuối năm này các công ty thường có nhu cầu tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm rất lớn. Bên cạnh đó, các sự kiện Giáng sinh, Year End Party cũng thường được tổ chức cuối năm. Vì vậy bạn cần xác định rõ mục đích sử dụng, có cần đầy đủ bàn ghế không, có cần tiệc mặn không? Trả lời hết những câu hỏi trên đây bạn đã biết được khá cụ thể về hội trường tổ chức sự kiện mà mình mong muốn.
- Địa điểm: Thêm 1 yếu tố bạn cần quan tâm đó là địa điểm. Bạn sẽ luôn muốn thuê địa điểm ở gần công ty mình. Tuy nhiên, rất khó để tìm được phòng hội trường ưng ý lại gần công ty bạn. Vì vậy bạn nên lựa chọn hội trường có vị trí thuận tiện đi lại. Nếu xung quanh gần các địa điểm mua sắm, ăn uống thì chính là vị trí đắc địa bạn nên lựa chọn rồi đấy.
Xác định chi phí
Chắc chắn, với mỗi sự kiện bạn đều có khoản chi phí dự kiến. Để sự kiện cuối năm thành công bạn không nên tiết kiệm quá về chi phí. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy những địa điểm cho thuê hội trường tổ chức sự kiện giá rẻ, uy tín và chất lượng để tham khảo. Chỉ với chị phí từ 1.600.000đ – 6.500.000 bạn đã có thể thuê phòng hội trường với sức chứa từ 30 – 300 người tại VPLACE. Bạn sẽ được cung cấp sẵn sân khấu, loa, mic, bảng flipchart, hệ thống đèn chiếu sáng điều hòa …
Nếu bạn tìm được hội trường với chi phí rất rẻ bạn nên hỏi chi tiết. Có thể đó chỉ là chi phí thuê phòng và các thiết bị sử dụng thêm bạn sẽ phải trả riêng đó.
Chi phí vốn luôn là một trong những yếu tố được quan tâm nhất. Vì thế, bạn nên lập kế hoạch chi tiết về chi phí tối thiểu và tối đa bạn dự kiến cho việc thuê địa điểm. Nhờ đó giúp bạn tránh vượt quá chi phí hoặc vì tiết kiệm chi phí mà thuê trúng hội trường chất lượng kém.
Xem thêm: Giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Quan tâm tới vị trí và hoàn cảnh xung quanh
Sau khi tìm được phòng phù hợp, bạn có thể hẹn lịch tới xem phòng hội trường và ký hợp đồng. Khi tới xem phòng bạn hãy chú ý đến cả hoàn cảnh xung quanh hội trường.
Nơi bạn sẽ thuê hội trường tổ chức sự kiện nên nằm ở vị trí trung tâm giao thông tương đối thuận tiện. Ngoài ra nếu sự kiện của bạn là hội nghị, hội thảo dài ngày bạn có thể xem xét thêm các yếu tố như: xung quanh có nhà hàng, quán ăn, nhà nghỉ không? Có gần trung tâm thương mại, hay bến xe không? Bởi nếu bạn tổ chức sự kiện thời gian dài có thể cần nơi ở, nơi ăn uống cho người tham dự. Đây cũng là những yếu tố cần thiết quyết định sự thành công của sự kiện.
Trao đổi kỹ với người cho thuê
Sau khi đã lựa chọn được phòng ưng ý và quyết định thuê, bạn hãy trao đổi kỹ với người cho thuê. Nếu còn thắc mắc điều gì hãy hỏi hết để được giải đáp nhé. Đảm bảo bạn không còn thắc mắc gì trước khi ký hợp đồng.
Đọc kỹ hợp đồng
Hợp đồng chính là thứ để bảo vệ quyền lợi của bạn khi có tranh chấp xảy ra. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên đọc kỹ các điều khoản cũng như phụ lục trong hợp đồng thuê hội trường. Chú ý phải xem các yếu tố như tiền phòng, thời gian đóng tiền, các chi phí khác….Xem thật kỹ để tránh sự tranh cãi không đáng có.
Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê hội trường
Nếu bạn có dự định thuê hội trường tổ chức sự kiện, hãy tìm đến những đơn vị cho thuê uy tín trên thị trường. Những kinh nghiệm trên đây sẽ giúp bạn tìm trường đúng như mong muốn.
Nếu bạn đang có nhu cầu thuê phòng hội trường vui lòng liên hệ:
Hotline : 098.630.1063
Email : vplace.vn@gmail.com
Địa chỉ văn phòng : Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, HN.
