Hội thảo là một phần không thể thiếu trong tiến trình xây dựng và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Vẫn biết rằng việc sở hữu một không gian hội thảo riêng tại văn phòng công ty là điều mong muốn của bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào nhưng do chi phí thuê văn phòng đắt đỏ, mà hội thảo đôi khi chỉ diễn ra 1 – 2 buổi / tháng nên việc đầu tư một số tiền lớn để setup phòng hội thảo gần như không khả thi. Vì nhiều lý do đó mà việc thuê phòng hội thảo trở thành vấn đề cấp thiết khi doanh nghiệp có ý định tổ chức hội thảo… Nên lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo như thế nào? Chi phí thuê có cao không? Cùng VPLACE giải đáp tất cả câu hỏi trong bài viết này nhé!
Hội thảo là gì?
Hội thảo là cuộc gặp mặt của nhóm người có cùng mối quan tâm chung. Thông thường, hội thảo được tổ chức tại thời gian địa điểm đã định trước để thảo luận về vấn đề quan tâm. Hiện nay hội thảo thường được phân theo những loại sau đây:
Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Đây là loại hội thảo được tổ chức bởi cả cá nhân và doanh nghiệp. Mục đích của hội thảo nhằm chia sẻ kinh nghiệm giữa các cá nhân, tổ chức với nhau.
Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Thường do các doanh nghiệp tổ chức, nhằm giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp tới khách hàng, để khách hàng trải nghiệm sản phẩm và nhận phản hồi của khách hàng.
Hội thảo chuyên môn: Thường tổ chức dành cho nhóm người trong một lĩnh vực cụ thể. Trong buổi hội thảo thường có diễn giả chia sẻ, những người còn lại sẽ lắng nghe và đặt câu hỏi.
Các loại hội thảo với mục đích khác nhau, nhưng đều góp phần phát triển, quảng bá thương hiệu và hình ảnh cá nhân. Vì thế việc tổ chức hội thảo như thế nào là vấn đề quan trọng. Với lý do đó, phòng hội thảo được setup với đặc trưng riêng phù hợp với loại sự kiện này.
Phòng hội thảo tiêu chuẩn gồm những gì?
Với mỗi mục đích cụ thể, phòng hội thảo được sắp xếp khác nhau. Tuy nhiên, phòng hội thảo tiêu chuẩn cần được trang bị đầy đủ:
- Diện tích phù hợp số người sử dụng
- Bàn ghế cho khách mời
- Loa, thiết bị âm thanh, máy chiếu
- Sân khấu, bục cho người chủ trì/ bàn ghế cho diễn giả
Ngoài ra, người tổ chức hội thảo có thể yêu cầu thêm thiết bị, tiện ích khác phù hợp với tính chất chương trình của mình.
Tại sao cần thuê phòng hội thảo?
Hiện nay, việc thuê phòng hội thảo khá phổ biến với các cá nhân, doanh nghiệp. Người tổ chức hội thảo thường lựa chọn thuê địa điểm tổ chức bởi những lý do sau:
-
- Doanh nghiệp/ cá nhân không sở hữu địa điểm có diện tích đủ rộng cho sự kiện.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng
- Giúp doanh nghiệp có không gian hội thảo sang trọng, chuyên nghiệp
- Trải nghiệm dịch vụ tận tâm, uy tín và chất lượng nhất
Khi nào nên thuê phòng hội thảo?
Nhu cầu tham gia hội thảo, chia sẻ kiến thức kinh nghiệm ngày càng nhiều đang khiến nhu cầu thuê phòng hội thảo càng tăng lên. Hình thức thuê địa điểm tổ chức hội thảo sẽ phù hợp nhất với:
- Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm của cá nhân hoặc doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên tham gia học tập
- Hội thảo với số lượng khách mời lớn, hoặc hội thảo do các công ty vừa và nhỏ tổ chức
Chi phí thuê phòng hội thảo là bao nhiêu?
Tùy số lượng khách mời, bạn sẽ có yêu cầu về phòng có diện tích to nhỏ khác nhau. Vì vậy, rất khó để đưa ra giá chính xác khi thuê phòng hội thảo. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cho thuê phòng hội thảo giá rẻ. Bạn có thể tham khảo và tìm kiếm để thuê được địa điểm phù hợp nhất. Với mức giá 1.600.000đ bạn đã có thể thuê phòng hội thảo sức chứa khoảng 30 chỗ tại hội trường VPLACE. Chi phí đã bao gồm đầy đủ trang thiết bị âm thanh, máy chiếu … và hỗ trợ sắp xếp bàn ghế đầu giờ. Ngoài ra bạn còn có thể tìm kiếm phòng hội thảo lớn, sức chứa linh hoạt tới 300 chỗ tại đây.
Bên cạnh đó, VPLACE còn có hỗ trợ bạn đầy đủ những tiện ích khác như: sử dụng tea break, in ấn backdrop… Nếu bạn có nhu cầu sử dụng các dịch vụ này mức chi phí có thể cao hơn.
Tham khảo: Bảng giá phòng hội thảo tại VPLACE
Các dịch vụ đi kèm khi thuê phòng hội thảo?
Với mỗi phòng hội thảo bạn sẽ được cung cấp đầy đủ trang thiết bị bao gồm: âm thanh, máy chiếu, ánh sáng… Tuy nhiên, để chương trình hội thảo được chuẩn bị chu đáo, bạn có thể chuẩn bị thêm cho khách mời tiệc teabreak, backdrop check-in khi đến tham dự. Có những đơn vị cho thuê hội trường sẽ cung cấp dịch vụ này cho bạn. Hội trường VPLACE cũng có thể cung cấp những tiện ích đi kèm này nếu bạn yêu cầu. Với kinh nghiệm cung cấp dịch vụ hơn 10 năm, bạn sẽ được trải nghiệm tiệc teabreak hoàn hảo. Nếu đã dự định thuê phòng hội thảo thì bạn cũng nên xem xét sử dụng thêm tiện ích này nhé!
Địa điểm thuê phòng hội thảo?
Khi thuê phòng hội thảo, chắc hẳn bạn đều mong muốn tìm được địa điểm trung tâm. Sau đây là các tiêu chí về địa điểm thuê phòng hội thảo bạn có thể tham khảo:
- Nằm ở vị trí trung tâm, thuận tiện giao thông di chuyển
- Xung quanh là nhà hàng khách sạn, trung tâm thương mại thuận tiện cho ăn trưa hoặc sắp xếp nơi ở cho khách mời với hội thảo trong thời gian dài.
- Địa điểm dễ tìm kiếm
Bạn có thể tham khảo “Top 5 địa điểm cho thuê phòng hội thảo đẹp nhất định không thể bỏ qua”
Mẫu hợp đồng thuê phòng hội thảo
Sau khi đã tìm được địa điểm phù hợp và quyết định thuê phòng hội thảo bạn sẽ tiến hành ký hợp đồng thuê phòng hội thảo. Hợp đồng cần có thông tin 2 bên rõ ràng. Mẫu hợp đồng của mỗi nơi cho thuê phòng hội thảo sẽ khác nhau. Tuy nhiên bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng thuê phòng hội thảo tại VPLACE. Hãy nhớ những điều khoản lưu ý khi thuê hộ trường nhé.
Như vậy hội trường VPLACE đã giúp bạn giải đáp hết những thắc mắc khi thuê phòng hội thảo. Hy vọng những thông tin hữu ích mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn tìm được địa điểm phù hợp cho chương trình của mình.
Nếu bạn có nhu cầu thuê phòng hội thảo, vui lòng liên hệ:
Ms Hòa – Quản lý dịch vụ
Mobile : 098.630.1063
Email : hoitruonghanoi@gmail.com
Địa chỉ văn phòng : Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội
