Dù bạn định tổ chức bất kỳ sự kiện, hội nghị, hội thảo hay tiệc tất niên cuối năm,…cũng cần rất nhiều thời gian chuẩn bị để tổ chức thành công. Vì nó đòi hỏi phải tốn công sức và kinh nghiệm, Vplace nhận thấy rằng, cần có một quy trình tổ chức sự kiện và phải được lên kế hoạch chu đáo.
Tổ chức sự kiện là gì?
Hiểu theo một cách đơn giản nhất, tổ chức sự kiện là một hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,…được tổ chức thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo,…tại một thời điểm và địa điểm nhất định có tính chủ đích. Bao gồm rất nhiều các hoạt động như lên ý tưởng, Marketing, hoạt động truyền thông,…nhằm truyền tải một thông điệp nào đó với mục đích tạo sự thu hút và quan tâm của đám đông, người tham gia.
Quy trình tổ chức sự kiện gồm các bước
Đảm bảo công việc trong từng giai đoạn theo quy trình lên sẵn, là một trong những lợi thế cho sự thành công của sự kiện đối với các nhà tổ chức. Vplace tự hào là đơn vị chuyên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội hôm nay sẽ chia sẻ các bước xây dựng quy trình tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo:
Thiết lập mục tiêu cho sự kiện
Dù làm bất kì công việc gì, đặt mục tiêu chắc chắn được xem là một trong những điều quan trọng nhất. Đặc biệt là trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, khi đã thiết lập được mục tiêu hướng tới, bạn sẽ có thể xác định được kết quả mong muốn của sự kiện của mình một cách rõ ràng nhất.
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một quá trình cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận với nhau. Vì vậy sự kiện muốn thành công thì cần có đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiểu ý nhau và có tài chiến lược để hoàn thành tốt các công việc được giao trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.
- Event / Marketing Coordinator: Những người giám sát toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, từ nhân sự làm việc đến các hoạt động tổ chức để đảm bảo công việc diễn ra theo đúng kế hoạch. Còn được gọi là điều phối viên, họ phải liên lạc thường xuyên với Giám đốc để đảm bảo công việc hàng ngày hoàn thành đúng theo dự định.
- Marketing Lead: Đây là đội ngũ phụ trách chiến lược và thực hiện các kế hoạch truyền thông sự kiện Online và Offline; Trước – Trong – Sau sự kiện; Mạng xã hội;…
- Sales: Nếu sự kiện của bạn được tổ chức với mục đích tiếp cận các khách hàng tiềm năng hoặc chăm sóc khách hàng cũ, bạn cần một người có thể kết nối với những khách hàng đó. Những người ở vị trí này không chỉ giúp bạn mang sản phẩm đến gần hơn với khách hàng mà còn giúp cung cấp các thông tin có giá trị cho đội bán hàng.
- Designer: Đây là bộ phận phải chịu trách nhiệm về tất cả các hình ảnh của sự kiện từ Website, Email, nội dung xã hội đến bảng chỉ dẫn, tất cả sản phẩm được trang trí và thiết kế đồng bộ theo thương hiệu.
- On-Site Lead: Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện, đây được coi là bộ phận hỗ trợ khách hàng tại chỗ, hoặc những khách hàng tiềm năng khác đang quan tâm đến sự kiện trong quá trình diễn ra.
- Điều hành Sự kiện hoặc Kỹ thuật viên: Người này chịu trách nhiệm toàn bộ về hệ thống âm thanh, ánh sáng trong sự kiện, và phải đảm bảo rằng tất cả hệ thống được hoạt động bình thường trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện
Xác định được thời gian và địa điểm hoàn hảo phù hợp với tất cả khách hàng, hoặc chủ thể tham gia sự kiện là điều gần như không thể. Nhưng bạn có thể tối đa hóa bằng cách lựa chọn thời gian và địa điểm thuận tiện nhất theo lịch trình của người tham dự, thông qua các hoạt động nghiên cứu thị trường hoặc tìm hiểu Insight khách hàng.
Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện
Luôn đặt ra câu hỏi sự kiện của bạn dành cho ai? bạn càng cụ thể chân dung khách hàng tham gia của mình thì càng tốt. Vì khi bạn biết đối tượng mà sự kiện mình đang thực sự hướng tới là ai, và bạn sẽ giải quyết vấn đề gì cho họ, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch hơn.
Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Việc lập kế hoạch và xác định đối tượng mục tiêu tổng thể cho sự kiện theo mong muốn, giúp bạn cách cân nhắc được ngân sách, xác định được chủ đề, chủ thể, đảm bảo tất cả các thiết bị và cơ sở vật chất, theo dõi được tiến độ tổ chức sự kiện về nhân lực cũng như các kết quả đạt được.
Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch khi tổ chức sự kiện
Luôn luôn có phương án dự phòng khi lên kế hoạch và chắc chắn kiểm soát được các tình huống phát sinh khi tổ chức sự kiện. Đây là điều vô cùng quan trọng nếu muốn sự kiện diễn ra hoàn hảo và thành công như mong muốn.
Làm việc với các nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông
Việc phủ sóng thương hiệu hay sự kiện là điều mà Doanh nghiệp nào cũng mong muốn, nhưng đôi khi ngân sách để cho ra các chiến lược truyền thông còn hạn hẹp. Để khắc phục được hạn chế này, các đơn vị thứ ba được xem như giải pháp trong việc thu hút các khách hàng tiềm năng thông qua các chương trình, thực hiện các hành động bảo trợ truyền thông.
Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông sự kiện được coi là trọng tâm của mỗi sự kiện, việc có thể truyền thông thành công thương hiệu và sự kiện của bạn là điều cần thiết. Tất cả hoạt động Marketing sự kiện thành công, đều dựa vào việc truyền thông có hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu của kế hoạch tổ chức sự kiện hay không.
Thiết lập ngân sách cho sự kiện
Lên được dự trù kinh phí là bước đầu cần thiết trong kế hoạch tổ chức sự kiện, điều này giúp làm rõ nhiều khía cạnh khác nhau trong kế hoạch tổ chức. Ngoài ra, việc đề ra ngân sách giúp tránh những tình huống bất ngờ không mong muốn (như kinh phí trang trí vượt mức quy định…). Sự kiện sẽ thành công hơn nếu vạch ra trước toàn bộ ngân sách của mình, và phải tiếp tục bổ sung hoàn thiện trong quá trình diễn ra sự kiện.
Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Đánh giá tổng kết sau sự kiện để kiểm tra lại mức độ doanh số bán hàng, khách hàng tiềm năng, cũng như nâng cao nhận thức về thương hiệu, các mối quan hệ đối tác và sự tin cậy của khách hàng với sự kiện,…Kết quả đạt được trong chiến lược từ đầu đến cuối sự kiện. Điều gì đã thành công và còn vấn đề nào đang tồn đọng, để có thể rút kinh nghiệm cho những sự kiện lần sau.
Tại sao cần có quy trình tổ chức sự kiện?
Khi tổ chức một sự kiện dưới bất kỳ hình thức nào, việc lập kế hoạch phù hợp để đảm bảo sự thành công là rất quan trọng. Một sự kiện tổ chức kém có thể gây tổn hại đến danh tiếng của một doanh nghiệp hoặc chính đơn vị tổ chức. Lập quy trình tổ chức sự kiện cho tất cả các công đoạn, từ giai đoạn hình thành ý tưởng ban đầu cho đến chi tiết thời gian tổ chức làm tăng sự thành công của sự kiện, tỷ lệ sự kiện diễn ra suôn sẻ sẽ cao hơn.
Kết luận: Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện cần thiết để có một sự kiện thành công mà Vplace đã chia sẻ cho bạn. Mọi thứ càng được chuẩn bị chu đáo thì càng hạn chế được sơ suất và rủi ro.
Đọc thêm:
