Hội thảo là sự kiện được thường xuyên tổ chức với nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để sự kiện thành công đòi hỏi sự cẩn thận chuẩn bị trong nhiều hạng mục như: Chuẩn bị, lên kế hoạch,…Vậy tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất? cùng Vplace – Công ty chuyên cung cấp hệ thống phòng cho thuê đa dạng và uy tín hàng đầu tại Hà nội tìm hiểu quy trình tổ chức hội thảo nhé.
Bài viết xem thêm: Thuê phòng hội thảo tại Hà Nội
Quy trình tổ chức hội thảo gồm các bước nào?
Hội thảo muốn thành công cần có quy trình rõ ràng, bắt đầu với một kế hoạch tốt và 50% thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào quá trình tổ chức và kế hoạch kết thúc chương trình hội thảo – hội nghị của bạn.
Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo
Xác định được chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể là điều kiện để xây dựng nội dung và lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết nhất để mang tới hiệu quả cao.
Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội thảo
7 bước lên kế hoạch tổ chức hội thảo bạn cần chú ý:
- Mục tiêu và mục đích hướng tới của hội thảo
- Xây dựng nội dung cho hội thảo
- Khảo sát và lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
- Lên kinh phí dự trù tổ chức
- Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín
- Lên danh sách khách mời
- Chương trình của hội thảo
Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo
- Kiểm tra không gian hội thảo cùng các thiết bị cần thiết
- Bổ sung hoặc chuẩn bị thêm các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Xây dựng kịch bản truyền thông cho sự kiện
- Chuẩn bị tài liệu đầy đủ
- Phân công đưa thư mời khách hàng
Bước 4: Tổ chức hội thảo
- Chú ý khâu đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
- Đảm bảo hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản
Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo
- Chuẩn bị tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản hội thảo thông báo kết luận của hội thảo
Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo
- Đưa ra đánh giá nội dung hội thảo
- Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận
Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo
Đánh giá hiệu quả của hội thảo dựa trên:
- Số lượng thực tế người tham dự và ý kiến của khách hàng
- Kết quả hoạt động truyền thông đem lại
Tại sao cần có quy trình tổ chức hội thảo?
Mặc dù sự thành công của một hội thảo phải dựa vào nhiều yếu tố, nhưng phần không thể thiếu đó chính là việc lên chương trình tổ chức sự kiện sao cho hoàn hảo và tốt nhất.
Những lưu ý khi tổ chức hội thảo?
- Thời gian tổ chức: Nên lựa chọn thời điểm vào cuối tuần bởi vì đây là lúc mọi người thảnh thơi, có nhiều thời gian để đi dự hội thảo. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất là 14h – 16h chiều để tổ chức hội thảo.
- Địa điểm: Lựa chọn không gian rộng rãi đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, trang trí chuyên nghiệp. Địa điểm trung tâm và hợp lý với cung đường tham dự của số đông khách tham gia.
- Kịch bản chương trình: Kịch bản rõ ràng chi tiết theo từng phần, phần nào diễn trước phần nào diễn sau, điểm nhấn ở đâu, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt.
- Điều hành chương trình: Ban tổ chức nên phân chia công việc phù hợp với từng bộ phận để thể hiện sự chuyên nghiệp của chương trình.
- Chuẩn bị, chạy thử chương trình: Cần chạy thử trước chương trình để đưa ra các kế hoạch và phương án dự phòng hợp lý.
Vplace – Whenever You Need
Vplace hoạt động với tiêu chí “Whenever you need”- “Bất cứ khi nào Bạn cần” mang đậm phong cách phục vụ Tâm – Tín – Trí để đem lại sự Thành công – Thịnh vượng cho tất cả khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi!!!
Liên Hệ Với Chúng Tôi
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
- Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
- Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
- SĐT: 0243.5576.138
- Fax: 0435575239
- Email: Vplace.vn@gmail.com
- SĐT chăm sóc khách hàng: 0353 81 33 88
- Website:https://vplace.vn/
