Hệ thống phòng đa dạng ở nhiều địa điểm trên toàn quốc với chi phí tối ưu cho các đơn vị tổ chức. Vplace đã có nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ các đơn vị tổ chức hội thảo, vì vậy hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ đến Quý khách hàng checklist tổ chức hội thảo đầy đủ nhất.
Checklist tổ chức hội thảo
Để hội thảo trở nên thành công và làm hài lòng được khách hàng, mang quy mô lớn hay nhỏ, lý do tạo được nên sự ấn tượng cho khách hàng có mật thiết rất lớn đối với khâu chuẩn bị checklist tổ chức hội thảo.
Thiết lập thời gian và thời lượng
Điều cần làm đầu tiên khi gặp khách hàng đó chính là xác nhận chính xác thời gian tổ chức và thiết lập timeline, sau đó thống nhất ấn định timeline các công việc cụ thể chi tiết.
Thiết lập nhóm làm việc
Việc tổ chức thành công một hội thảo thành công hay không, phụ thuộc nhiều vào hiệu quả của làm việc nhóm. Hạn chế rủi ro và có nhiều ý tưởng sẽ được sẻ chia, góp sức, cùng nhau hoàn thành tốt mục tiêu của sự kiện.
Địa điểm
Tổ chức các hoạt động khảo sát địa điểm, kiểm tra hệ thống máy móc vị trí là không thể thiếu trong khâu tìm địa điểm tổ chức. Về cơ bản các bạn cần có những hoạt động chính sau:
- Chọn địa điểm
- Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
- Ký hợp đồng địa điểm
Trang trí
Tùy theo từng loại hình, nội dung, đối tượng của hội thảo đó để đưa ra những cách trang trí, setup phòng sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng về Backdrop Bandroll, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự,…
Chuẩn bị nhân sự
Con người là yếu tố then chốt tạo nên hoạt động, một MC hài hước hay chuyên nghiệp, khách mời thu hút khách hàng, ca sĩ, nhóm nhảy,…và không quên đội ngũ truyền thông, hậu cần như quay phim, chụp ảnh, lễ tân,…
Công tác in ấn
90% sự chuyên nghiệp của hội thảo thể hiện qua các hình ảnh in ấn trong thiệp mời hay Banner, Backdrop đối với khách hàng.
Trang phục
Mỗi một sự kiện sẽ có phong cách, concept về màu sắc riêng thể hiện đặc điểm của nó. Để hội thảo trở nên ấn tượng, đơn vị tổ chức nên có những yêu cầu riêng về trang phục tham dự hoặc trang phục dành cho chính những staff của hội thảo một cách đồng bộ mạng tính chuyên nghiệp.
Hệ thống âm thanh – ánh sáng
Âm thanh, ánh sáng là các công cụ truyền tải lời nói, thông điệp của hội thảo, vì vậy các bạn cần kiểm tra kỹ dàn hệ thống bao gồm:
- Máy chiếu
- Màn hình LED
- Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
- Loa, ampli
- Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh…
Đại biểu khách tham dự
Một chi tiết nhỏ để đảm bảo khâu đón tiếp đại biểu và khách hàng tham dự không xảy ra sai sót đó là, hãy lập list để check-in khách dễ dàng với những thông tin cơ bản: họ tên, số điện thoại, email,…
Quay phim chụp hình
Hình ảnh, video càng chuyên nghiệp thì càng tạo mức độ truyền thông cao, không chỉ trong sự kiện mà còn ngoài sự kiện đang diễn ra.
Quà tặng
Quà tặng giúp khách hàng tham gia và các đại biểu khách mời cảm thấy vui vẻ và ấn tượng hơn sau mỗi buổi hội thảo:
- Quà đơn vị tài trợ
- Quà cho đại biểu
- Quà cho khách mời trong danh sách
- Quà cho khách vãng lai
Loại quà qặng
Tùy từng đối tượng khách hàng và mục đích của đơn vị tổ chức, khách hàng sẽ được tặng phù hợp sau khi kết thúc hội thảo.
Teabreak
Dưới đây là một số phong cách phục vụ Teabreak bạn có thể tham khảo như:
- Tập trung hoặc từng bàn
- Nước uống: Chọn loại nước uống
- Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường)
Bảng kế hoạch thời gian chương trình
Bạn cần biết cách Lên kế hoạch – phát triển kế hoạch – thực hiện đúng theo dự kiến, vì điều đó giúp cho sự kiện được diễn ra thuận lợi, khâu quản lý và phòng ngừa rủi ro cũng đạt hiệu quả tốt nhất.
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép
Yếu tố về pháp lý rất quan trọng cho các đơn vị tổ chức, bạn cần chú ý về vấn đề này ngay khi có kế hoạch tổ chức hội thảo.
Báo cáo kết quả sự kiện
Đây thường là khâu cuối cùng của việc tổ chức một buổi hội thảo, cần chốt lại số lượng khách tham dự, phân tích điều khách hàng quan tâm, tổng hợp các phản hồi từ các bên tham gia, và từ đó đưa gia các đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
Một số việc bên cạnh checklist
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của hội thảo, vậy yếu tố quyết định nội dung dựa vào đâu? đó chính là phải đề được ra mục đích, khách hàng mục tiêu và ngân sách tổ chức.
Xác định mục đích
Để dễ dàng xác định được mục đích tổ chức hội thảo, bạn nên tự đặt ra câu hỏi và trả lời như:
- Bạn muốn truyền tải điều gì đến khách hàng?
- Bạn muốn giới thiệu đến mọi người dịch vụ của bạn có những gì?
- Bạn muốn chia sẻ với khách hàng điều gì?
Xác định khách hàng mục tiêu
Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ lên danh sách dự kiến mời những ai đến tham dự. Sau đó, cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, tuy nhiên vẫn để trống một vài vị trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.
Xác định ngân sách
Lên kế hoạch dự trù tùy theo khả năng tài chính của đơn vị tổ chức để lựa chọn những phương án tối ưu nhất cho khách hàng của bạn.
Trên đây là bài viết chia sẻ Checklist tổ chức hội thảo của Vplace đơn vị chuyên cung cấp địa điểm cho thuê phòng hội thảo tại Hà Nội. Vplace hi vọng với những thông tin mà mình chia sẻ sẽ giúp ích được cho quý khách.
