Hội nghị và hội thảo là một trong những hình thức sự kiện phổ biến và được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp, song đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như có một kế hoạch chi tiết đặc biệt nhất là khâu đi thuê hội trường tổ chức hội thảo
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị, phù hợp
Khi lựa chọn địa điểm bạn cũng đừng quên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, phần nào có phí và phần nào là miễn phí để bạn có thể có kế hoạch về kinh phí phù hợp.
Đồng thời bạn cũng đừng quên một kế hoạch về thiết bị cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra chuyên nghiệp nhất.
Tùy theo nội dung sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.
Thông thường với những hội nghị hoặc hội thảo lớn nên tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị.
Còn với những hội nghị nhỏ hoặc thiên về tính chất thân mật thì nên tổ chức ở những địa điểm chuyên cho thuê hội trường từ 50-200 chỗ để tạo được không khí thân thiện, cởi mở mà không kém phần lịch sự sang trọng.
Một số trang thiết bị cần lưu ý check trước với bên cho thuê hội trường
- Âm thanh, ánh sáng
Âm thanh, ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng đầu tiên của một phòng tổ chức hội thảo. Trước khi tổ chức chương trình bạn luôn phải lưu ý xem nguồn đèn điện trong phòng đã đảm bảo đủ độ sáng hay chưa. Màu sắc của đèn hay khả năng thay đổi màu sắc, độ sáng ra sao.
Các thiết bị loa, âm ly, micro có được kết nối hay không? Âm thanh đầu ra khi phát trên máy tính như thế nào? Micro nói có rõ không, không dây hay có dây? Đó đều là những yếu tố quan trọng để buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ.
- Máy chiếu, màn chiếu, bút slide
Để thuyết trình về một nội dung của buổi hội thảo, gần như bắt buộc phải dùng đến máy chiếu, màn chiếu. Để hình ảnh hiển thị tốt nhất, máy chiếu của phòng hội thảo phải có độ tương phản và độ phân giải cao. Độ tương phản và phân giải càng cao thì hình ảnh hiển thị càng sắc nét. Độ sáng của máy chiếu cũng là một phần rất quan trọng. Cổng kết nối thì nên là HDMI để có thể truyền tải hình ảnh lẫn âm thanh sắc nét nhất.
Màn chiếu thì cần chú ý đến kích thước. Sau đó là độ linh động khi sử dụng, như là có thể cuốn lên buông xuống nhanh chóng hay không. Bút slide cũng sẽ hỗ trợ rất nhiều để diễn giả cho chạy nội dung thuyết trình theo thời điểm mà mình mong muốn.
- Bảng trắng, bút viết
Trong một số trường hợp bạn cần dùng đến bảng trắng để viết ra những diễn giải của mình trong nội dung thuyết trình. Hay là những ý kiến của khách mời tham dự hội thảo cũng cần được ghi ra để mọi người cùng nhìn thấy.
- Bàn ghế
Tùy theo hình thức của chương trình hội thảo mà có cần dùng đến bàn ghế hay không. Bàn ghế cho diễn giả, bàn ghế cho khách mời. Nếu cần sử dụng đến bàn ghế, chúng phải đáp ứng những nhu cầu như: sạch sẽ, trang trọng, lịch sự, mới và đẹp; ghế cần có sự êm ái nếu như buổi hội thảo diễn ra thời gian dài. Độ cao của bàn ghế cũng phải phù hợp với tiêu chuẩn vóc dáng con người.
- Hoa, cây cối
Không gian của buổi hội thảo sẽ trở nên thân thiện và gần gũi hơn khi được trang hoàng bởi những chậu hoa nhựa nhỏ, hay những cây xanh xinh xắn. Hoa và cây cối sẽ làm giảm cảm giác nặng nề, giúp cho khách mời của bạn được thư giãn. Cây xanh trong phòng hội thảo cũng tạo ra một nguồn oxy tự nhiên, khi mà nơi đây tụ tập lượng người khá đông.
- Điều hòa, wifi
Điều kiện thời tiết ở Hà Nội thay đổi theo mùa. Khi tổ chức hội thảo bạn nên chọn loại phòng có điều hòa hai chiều, phù hợp với mọi loại thời tiết.
Wifi tốc độ cao cũng rất quan trọng trong việc kết nối các thiết bị, tìm kiếm thông tin, chia sẻ dữ liệu. Một hội thảo có khoảng 50-100 người cũng cần có hệ thống wifi đáp ứng đủ cho từng ấy nhu cầu. Vừa để cập nhật thông tin tài liệu, lại có thể giúp khách mời của bạn dễ dàng check in trên mạng xã hội. Từ đó buổi hội thảo của bạn sẽ có được tiếng vang.
Bạn có nhu cầu thuê hội trường tổ chức hội thảo vui lòng liên hệ :
Ms Hòa – Quản lý dịch vụ
Mobile : 0912 123 267 / 0986 301 063
