Năm 2020 đã qua, các công ty doanh nghiệp đã lên lịch cho những buổi tổng kết cuối năm. Nhiều doanh nghiệp sẽ lựa chọn thuê phòng họp tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm. Chương trình tổng kết sẽ diễn ra khá ngắn gọn, mục đích chính là tổng kết hoạt động doanh thu trong năm vừa qua. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê phòng họp tổng kết cuối năm, tham khảo để thuê được đia điểm ưng ý nhé!!!
1. Xác định nhu cầu thuê phòng họp rõ ràng
Việc đầu tiên trước khi tìm thuê phòng họp tổng kết cuối năm bạn nên xác định rõ ràng nhu cầu thuê phòng của mình. Bạn cần có yêu cầu rõ ràng theo những tiêu chí sau:
- Có bao nhiêu người tham gia hội nghị tổng kết cuối năm
- Thời gian dự định tổ chức hội nghị tổng kết
- Địa điểm dự định muốn thuê phòng họp
- Các dịch vụ và tiện ích bạn mong muốn sử dụng
- Chi phí tối đa, tối thiểu cho sự kiện
Trong những yêu cầu trên đây, hãy xác định đâu là yêu cầu quan trọng nhất để dễ dàng so sánh và lựa chọn hơn nhé.
2. Tìm kiếm đơn vị cho thuê phòng họp, địa điểm tổ chức tổng kết cuối năm
Bạn có thể dễ dàng tìm được khá nhiều đơn vị cho thuê phòng họp tại Hà Nội chỉ với vài thao tác tìm kiếm tại Google. Bạn có thể tìm thấy mọi thông tin từ hình ảnh thực tế, giá thuê phòng hội trường, diện tích …
Ngoài ra bạn có thể hỏi người quen. Đây là cách tìm kiếm khá truyền thông, tuy nhiên cũng là cách tìm kiếm hữu ích. Bởi bạn có thể có được thông tin từ trải nghiệm thực tế sử dụng của người quen về đầy đủ các thông tin. Từ những gì tham khảo được bạn có thể xem xét để sử dụng cho lễ tổng kết cuối năm của công ty mình. Đây cũng là nguồn thông tin được tin tưởng nhất hiện nay
3. So sánh các đơn vị cho thuê địa điểm
Sau khi đã tìm kiếm được một số địa điểm phù hợp tiêu chí cơ bản, bạn hãy liệt kê ra để so sánh nhé!
Tùy vào tiêu chí bạn cho là quan trọng nhất sẽ chọn được địa điểm cho thuê phòng họp phù hợp. Hãy bắt đầu so sánh từ yếu tố đó trước rồi đến các tiêu chí còn lại nhé
Yếu tố về không gian
Yếu tố về không gian thường phụ thuộc vào số lượng khách mời sẽ tham dự sự kiện của bạn. Không gian thường cần đủ rộng cho khách mời 50 người – 100 người – 200 người – 300 người. Tùy vào số lượng khách bạn có thể lựa chọn phòng họp nhỏ, hoặc phòng họp lớn tổ chức tổng kết cuối năm. Sau đó hãy xem xét tới các tiêu chí như có cần rộng rãi để hoạt động không.
Riêng với hội nghị tổng kết, một số doanh nghiệp cần đón khách mời là đối tác. Vì vậy bạn cũng cần xem xét cả không gian sảnh rộng rãi, đẹp thoáng để đón khách.
Yếu tố về cơ sở vật chất
Thông thường các hội nghị tổng kết cuối năm bạn sẽ cần sử dụng màn chiếu, hoặc màn led, loa mic và một số thiết bị khác. Khi tham khảo các phòng họp tổng kết cuối năm đừng quên hỏi về thiết bị cần thiết này nhé.
Ngoài ra bạn nên chú ý thêm tới trang trí trong phòng hội trường. Với hội nghị tổng kết cuối năm, bạn nên lựa chọn hội trường có trang trí trang nhã, nhẹ nhàng và lịch sự.
Yếu tố về địa điểm
Địa điểm là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn thuê phòng họp. Tuy nhiên đây là tiêu chí chỉ mang tính chất tương đối. Thường bạn sẽ tìm phòng hội trường tổ chức sự kiện trong một phạm vi nhất định. Ví dụ. thuê hội trường tại Cầu Giấy, thuê phòng họp tại Thanh Xuân, thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội…
Trong quá trình tìm kiếm bạn có thể xem xét và thay đổi địa điểm phù hợp. Tuy nhiên hãy chú ý lựa chọn địa điểm không quá xa. Hội trường nên ở vị trí trung tâm, giao thông thuận tiện đi lại để dễ dàng di chuyển cho khách mời.
Tiêu chí giá thuê phòng họp
Đây đươc đánh giá là một trong những yếu tố các doanh nghiệp thường cho là quan trọng nhất. Tuy nhiên, hiện nay có khác nhiều đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện giá rẻ. Với chi phí từ 1.600.000 – 6.500.000 bạn đã có thể tìm được phòng họp hội nghị tại Hà Nội.
Các dịch vụ và tiện ích đi kèm
Với các hội nghị tổng kết cuối năm, bạn thường cần sử dụng backdrop để chụp ảnh checkin, tiệc trà… Vì thế, hãy lựa chọn những đơn vị có cung cấp sẵn tiện ích này để bạn không cần tự chuẩn bị khá cầu kỳ và tốn thời gian.
Ngoài ra có thể bạn cần dùng một số những tiện ích khác như: thuê MC, lên kế hoạch tổ chức sự kiện, thuê thêm thiết bị … Trong trường hợp cần thêm tiện ích khác, hãy nhớ trao đổi kỹ với đơn vị cho thuê hội trường để được hỗ trợ nhé!
4. Ra quyết định thuê phòng họp
Sau khi đã so sánh cẩn thận 5 tiêu chí trên, chắc hẳn bạn cũng đã có quyết định cho riêng mình. Tốt nhất bạn nên quan tâm đến các yếu tố khác trước khi quan tâm tới giá cả. Nhiều trường hợp nghe thấy giá có vẻ đắt thì lập tức không xem xét hay tìm hiểu thêm. Giá quá rẻ có thể bạn đang gặp phải địa điểm không uy tín hoặc sẽ phải thêm chi phí cho rất nhiều dịch vụ khác.
Cuối cùng là làm hợp đồng và đặt cọc để thuê phòng. Nhớ đọc kỹ hợp đồng trước khi ký kết bạn nhé!
Xem thêm: Mẫu hợp đồng cho thuê hội trường.
5. Giới thiệu hội trường VPlace
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm phòng họp tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm VPlace chính là địa điểm lý tưởng cho bạn. Hiện nay VPlace có 5 địa điểm cho thuê hội trường tại Hà Nội. Cả 5 địa điểm đều nằm tại vị trí đắc địa thuận tiện giao thông đi lại. Bạn có thể lựa chọn một trong 5 địa điểm gần bạn nhất và liên hệ ngay với chúng tôi.
Với kinh nghiệm hơn 13 năm là đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện uy tín chất lượng, VPlace đảm bảo có mang lại cho bạn dịch vụ tốt và đầy đủ nhất góp phần vào thành công của sự kiện.
Hy vọng bạn đã có những thông tin hữu ích để thuê phòng hợp phù hợp nhờ những chia sẻ trên đây. Nếu bạn cũng đang tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm đừng ngần ngại liên hệ ngay tới VPlace. VPlace cố gắng hỗ trợ tới khi bạn hài lòng.
Hotline : 098 630 1063
Email : Vplace.vn@gmail.com
Địa chỉ văn phòng : Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội
