Bước một: Quyết định đối tượng truyền thông cần hướng tới
Khi mọi người đang cố gắng để tiếp nhận những gì diễn ra xung quanh, việc xác định đối tượng truyền thông thường bị bỏ qua, mặc dù đây là vấn đề cơ bản. Đối tượng đầu tiên mà mọi tổ chức nên tiếp cận chính là nhân viên trong doanh nghiệp.
Thường xuyên trao đổi với nhân viên trong suốt thời kỳ bất ổn sẽ giúp nhân viên giữ vững tinh thần, đồng thời đảm bảo rằng các vấn đề kinh doanh quan trọng vẫn được giải quyết. Đây là lý do tại sao kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh (BCP) là tối quan trọng. Các doanh nghiệp tin rằng họ sẽ không bao giờ cần tới BCP, hoặc sử dụng một cách rất chừng mực kế hoạch dự phòng này. Kế hoạch này cũng tương tự như một chính sách bảo hiểm tốt. Một kế hoạch BCP hiệu quả cần hội tụ các yếu tố sau:
Sử dụng chuyên môn và ảnh hưởng thương hiệu của doanh nghiệp để hỗ trợ trong tình huống khủng hoàng không phải vì mục đích thương mại hay lợi nhuận. Chúng ta cần hành động đúng đắn vì lợi ích cộng đồng và thể hiện các giá trị đích thực cũng như trách nhiệm công dân của doanh nghiệp.
Bước hai: Trau chuốt lại thông điệp
Khi đã xác định được đối tượng truyền thông và kết quả cần đạt được, doanh nghiệp có thể chuyển trọng tâm sang xây dựng thông điệp. Thông điệp nên tránh đề cập tới các vấn đề gây tranh cãi hoặc các rào cản chính trị. Giữa tình hình bất ổn như dịch COVID-19, cần triển khai các kế hoạch một cách khéo léo và tránh gây ra những xáo động trong cộng đồng.
Vai trò của người làm truyền thông là hiểu được độ nhạy cảm trong việc truyền đạt những thông điệp quan trọng, đáng tin cậy, và nắm bắt được tất cả các rủi ro khi truyền thông tới khách hàng.
Bước ba: Thông báo đến đối tác và các bên liên quan
Trong thời kỳ khủng hoảng, việc truyền đạt thông tin một cách liên tục và có trách nhiệm đến đầy đủ các bên liên quan sẽ giúp xây dựng được niềm tin. Các doanh nghiệp cần theo sát tất cả động thái khi truyền thông trong giai đoạn khủng hoảng, đảm bảo các thông tin đưa đến các bên lên quan đều hữu ích và cập nhật nhất. Cần thiết lập một kênh truyền thông gián tiếp và đều đặn để chủ động giải đáp các thắc mắc nếu có.
Nhiều khách hàng của chúng tôi đã theo dõi rất sát sao tình hình phản hồi từ thị trường, cũng như chuẩn bị các tài liệu tổng kết hành động của doanh nghiệp trước tình hình hiện tại. Điều này giúp cho các lãnh đạo công ty đưa ra quyết định đúng đắn và cấp thiết cho doanh nghiệp của họ.
Bước bốn: Tập trung vào các giá trị
Khủng hoảng là điều không mong muốn. Nhưng đây là thời điểm tốt nhất để cho mọi người biết doanh nghiệp của bạn coi trọng những điều gì. Những giá trị nào làm nên doanh nghiệp của bạn? Và nếu những giá trị đó không nổi bật lên tại thời điểm này, chúng có thực sự phản ánh cách doanh nghiệp vận hành và mục đích tồn tại của nó không?
Thời kỳ khủng hoảng có thể đem đến cơ hội để các doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình. Các doanh nghiệp như Intel, NBA, Shiseido và Carlyle đã đẩy mạnh hỗ trợ tài chính với các gói tài trợ y tế và các kế hoạch hỗ trợ khác trong thời kỳ khủng hoảng.
Bước năm: Đánh giá liên tục
Truyền thông trong thời kỳ khủng hoảng là một quá trình không ngừng thay đổi. Và bước cuối cùng chính là đánh giá những gì doanh nghiệp của bạn đã thực hiện thông qua các cuộc khảo sát, phản hồi, mức độ tương tác và nhận xét thực tế từ các đối tác quan trọng. Hãy luôn tự đặt câu hỏi này cho mình: “Liệu những gì bạn làm đã giúp nâng tầm vị thế của doanh nghiệp trong mắt các khách hàng và đối tác chưa?”
Nếu câu trả lời chưa phải là “có”, điều đó không có nghĩa là mọi thứ doanh nghiệp đã làm cho đến bây giờ đều sai hoặc hoàn toàn vô ích. Điều này chỉ có nghĩa là chúng ta cần nhìn lại một cách toàn diện các việc đã làm và lặp lại quá trình, hoặc là quay lại từ đầu đánh giá xem công tác truyền thông và kênh truyền thông đã phù hợp chưa, đã đi đúng với những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp chưa.
Thực hiện 5 bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp làm chủ được giai đoạn khủng hoảng, mà còn giúp doanh nghiệp chủ động điều phối tình hình.
