Cũng giống như các hoạt động khác, tổ chức sự kiện cũng cần có một quy trình tổ chức chung. Và tùy theo đặc điểm của các sự kiện riêng mà linh hoạt thay đổi nội dung cho phù hợp.
Thông thường, mọi sự kiện sẽ được tổ chức theo quy trình 3 bước sau:
Trước khi diễn ra sự kiện
Trước khi diễn ra sự kiện là công tác chuẩn bị cho những hạng mục diễn ra trong sự kiện. Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và thuận tiện nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần chuẩn bị kỹ những mục sau:
- Nhận yêu cầu của khách hàng và xử lý thông tin:
Yêu cầu của khách hàng thường là về kế hoạch của sự kiện như: ngày giờ tổ chức, địa điểm khách hàng dự tính và những mong muốn đặc biệt của khách hàng về sự kiện.
Ngay khi nhận được yêu cầu của khách hàng về sự kiện, đơn vị tổ chức cần tìm hiểu kỹ về tính chuyên môn, thông tin về sự kiện và dự định được những hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện đó. Có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về những phương án, cách thức tổ chức phù hợp với sự kiện đó.
- Lên kịch bản tổ chức
Kịch bản tổ chức chính là những hoạt động diễn ra trong chương trình theo thứ tự và time line cụ thể.
Sau khi có kịch bản, đơn vị tổ chức sẽ trình cho khách hàng duyệt và lấy ý kiến cũng như lắng nghe mong muốn của khách hàng.
- Chuẩn bị những hạng mục cho sự kiện
Có rất nhiều thứ cần chuẩn bị cho sự kiện như:
- Thiết kế và in thiệp mời
- Chuẩn bị cổng chào
- Thiết kế và trang trí sân khấu, không gian tổ chức
- Thiết kế, in banner, backdrop, banrol,…
- Tài liệu họp, hoa cài, quà tặng cho khách mời sự kiện
- Thuê MC dẫn chương trình, PGs, PBs hỗ trợ chương trình
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng tổ chức sự kiện
- …
Khi liệt kê được những thứ cần chuẩn bị cho chương trình, đơn vị tổ chức sẽ phân chia cụ thể công việc cho những thành viên theo chuyên môn nghiệp vụ và có dealine cụ thể để hoàn thành công việc đúng tiến độ.
- Quảng bá và truyền thông cho sự kiện:
Một sự kiện thành công cần có sự tham gia và hưởng ứng của các khách mời cũng như người tham gia sự kiện. Việc truyền thông và quảng bá cho sự kiện rất quan trọng.
Với những sự kiện nội bộ công ty, doanh nghiệp có thể truyền thông bằng thông báo bởi các sự kiện nội bộ là quyền lợi và nghĩa vụ của các nhân viên.
Với những sự kiện công chúng, việc truyền thông sẽ khó hơn, bạn cần tạo được sự tò mò, hào hứng và đánh mạnh vào lợi ích mà người tham gia sẽ nhận được khi tham gia sự kiện để thu hút người xem. Có thể quảng cáo qua các phương tiện truyền thông, phát tờ rơi hoặc treo banner để quảng bá cho sự kiện của mình.
Giai đoạn thực hiện sự kiện
Trước ngày diễn ra sự kiện bạn cần đảm bảo tất cả các hạng mục phục vụ cho chương trình đều đã được hoàn tất và sẵn sàng.
Hầu hết các sự kiện đều sẽ được thực hiện theo diễn tiến sau:
- Tổ chức đón tiếp khách mời: Nhạc chào mừng, múa lân sư rồng (có hoặc không), cài hoa cho khách (tùy từng sự kiện), gửi tài liệu (tùy từng sự kiện),…
- Tổ chức khai mạc sự kiện: MC và đại diện ban tổ chức (tổng giám đốc doanh nghiệp, đại diện nhà đầu tư)
- Tổ chức điều khiển diễn tiến sự kiện: theo kịch bản đã được lên sẵn, có thể linh hoạt xử lý theo tình hình thực tế.
- Tổ chức tiệc chiêu đãi trong sự kiện
- Tổ chức lưu trú và vận chuyên khách trong sự kiện (với những sự kiện dài ngày)
- Tổ chức tặng quà (nếu có) cho khách.
- Tổ chức bế mạc sự kiện
Kết thúc sự kiện và các công việc sau sự kiện
Sau khi kết thúc sự kiện, nhiều đơn vị sẽ mặc định rằng việc của mình đã xong. Tuy nhiên, với những đơn vị chuyên nghiệp và có tâm, kết thúc sự kiện chưa hẳn đã là hoàn thành nhiệm vụ, vẫn còn một loạt công việc cần làm:
- Gửi thư cảm ơn các khách mời đã tham dự sự kiện
- Quảng bá và truyền thông về thành công sự kiện
- Tính toán chi phí và kê khai thu chi
- Chăm sóc khách hàng.
Để biết thêm thông tin chi tiết cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Hà Nội xin vui lòng liên hệ:
Ms. Phương – Quản lý dịch vụ
Mobile : 098.235.4969 / 090.349.7886
Ms Hòa – Quản lý dịch vụ
Mobile : 0912 123 267
Email : hoitruonghanoi@gmail.com
Địa chỉ văn phòng : Tầng 3, Tòa nhà 25T2-N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Phố Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, Hà Nội
