Đối với những sự kiện mang yếu tố sang trọng, lịch sự như hội thảo, hội nghị thì chúng ta cần lựa chọn địa điểm có tác phong phục vụ chuyên nghiệp từ khâu chuẩn bị đến tổ chức.
Vị trí tổ chức sự kiện
Đối tượng tham gia hội thảo, hội nghị đa phần là các cán bộ thuộc cơ quan nhà nước, công ty, tập đoàn, doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện có vị trí trung tâm thành phố là điều kiện được ưu tiên đặt lên hàng đầu.
Một nơi tổ chức hội thảo, hội nghị gần trung tâm của thành phố, của quận sẽ giúp mọi người di chuyển nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm hơn. Bên cạnh đó, bạn cần xem xét diện tích của bãi đỗ xe tại nơi diễn ra sự kiện. Bởi vì nhu cầu đáp ứng cho khách tham dự sự kiện về chỗ đậu xe là vô cùng quan trọng.
Hơn nữa, sự kiện hội thảo, hội nghị rất được chú trọng trong việc đúng giờ, nghiêm chỉnh. Do vậy, để giảm thiểu những tác động khách quan cho khách tham dự, bạn nên tìm một địa điểm tổ chức sự kiện có đủ chỗ đậu xe cho tất cả thành viên tham dự trong hội nghị hay hội thảo của ngày hôm đó.
Tùy thuộc vào quy mô sự kiện với số lượng nhỏ hay lớn mà bạn có sự lựa chọn sảnh, hội trường có kích thước cho phù hợp với nhu cầu. Một thuận lợi cho bạn khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện có số lượng sảnh đa dạng, đó là bạn sẽ dễ dàng, linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi vị trí, nếu không may kịch bản tổ chức có sự thay đổi.
Trang thiết bị, cơ sở vật chất
Chất lượng âm thanh là yếu tố then chốt trong các cuộc hội thảo, hội nghị. Vì tính chất của những sự kiện này là giao tiếp, trao đổi và tương tác giữa một với nhiều người liên tục. Do đó, việc cung cấp trang thiết bị về âm thanh chất lượng sẽ góp phần làm nên một sự kiện trọn vẹn, thành công.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn còn cần chú trọng đến dụng cụ, bàn ghế, khăn trải, nơ ghế,… đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và còn mới để tạo nên sự nghiêm chỉnh, sang trọng cho buổi hội thảo, hội nghị.
Thực đơn chiêu đãi
Tùy thuộc vào chương trình, kịch bản tổ chức mà phần giao lưu của các thành viên sẽ có hoặc không. Tuy nhiên, nếu sự kiện của bạn có sự góp mặt của hạng mục chiêu đãi, thì phần thực đơn, các món ăn trong ngày diễn ra hội thảo, hội nghị đều phải để tâm và lựa chọn kỹ càng.
Thông thường, tiệc giao lưu, chiêu đãi trong hội thảo, hội nghị sẽ có 3 lựa chọn: Thực đơn tự chọn, tiệc Buffet hoặc tiệc trà. Do vậy, khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần xem xét nhu cầu đáp ứng của nơi tổ chức, khảo sát chất lượng các món ăn, phục vụ ở đó có chuyên nghiệp và phù hợp với tính chất sự kiện của mình hay không để lựa chọn cho hợp lý.
Nhân viên phục vụ
Đội ngũ nhân viên phục vụ cũng là một trong những yếu tố làm nên thành công của sự kiện. Đặc biệt, đối với các buổi hội thảo, hội nghị thì sự phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp của nhân viên là điều cần thiết. Vậy nên, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc, xem xét tác phong phục vụ xung quanh của nhân viên tại địa điểm chọn thuê đó như thế nào để có thể kết hợp cùng những yếu tố khác và đưa ra quyết định cho hợp lý.
