Nếu không có kế hoạch chu đáo cho việc tổ chức sự kiện, sự kiện đó có thể rơi vào tình trạng trở nên “hỗn loạn” và không đạt được mục tiêu hướng tới của việc tổ chức. Vplace Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều Doanh nghiệp trong việc tổ chức bài viết này chúng tôi gợi ý bạn nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện điều đó sẽ đảm bảo cho sự thành công của sự kiện.
Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả
Thay vì tổ chức sự kiện mà không có quy trình hay kế hoạch cụ thể, hãy làm theo các bước cơ bản và đơn giản sau để có một sự kiện hoàn hảo cho bạn.
Tham khảo thêm: Địa Điểm Cho Thuê Tổ Chức Sự Kiện
Bước 1: Xác định loại hình và mục tiêu sự kiện
Tùy thuộc vào loại hình sự kiện bạn đang lên kế hoạch, có thể thực hiện một số nghiên cứu thị trường hay Insight khách hàng trước khi tổ chức. Một số đơn vị tổ chức sự kiện sẽ bỏ qua bước quan trọng này và điều đó đồng nghĩa có thể xảy ra thảm họa cho sự kiện của bạn. Tìm hiểu chính xác mục tiêu của sự kiện và xác định loại hình tổ chức là gì? Mục tiêu và loại hình của sự kiện phải rõ ràng trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho các giai đoạn của sự kiện.
Bước 2: Xác định đối tượng khách mời
Đối tượng mục tiêu là những thông tin quan trọng nhất mà sự kiện của bạn đang có dự định tiếp cận, vì họ là những khách hàng mà thông điệp của sự kiện đang muốn hướng tới. Nhiều Doanh nghiệp tạo ra các chiến dịch quảng cáo với hy vọng thu hút được lượng lớn khán giả, để làm được điều đó, họ phải thấu hiểu được tâm lý của khách hàng và đưa được ra các chiến dịch phù hợp.
Bước 3: Xác định ý tưởng và chủ đề của sự kiện
Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, một trong những điều đầu tiên bạn cần quyết định là xác định được ý tưởng và chủ đề sự kiện. Chủ đề không chỉ là ý tưởng tiên quyết để xây dựng sự kiện, mà nó còn có thể trở thành cảm hứng cho khách mời và củng cố thông điệp sự kiện.
Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm
Công thức để có sự kiện thành công và dễ dàng trong việc lập kế hoạch đó là, xác định được tầm quan trọng của việc chọn ngày, giờ và địa điểm phù hợp để tổ chức. Nếu bạn không cân nhắc nhiều đến việc chọn thời gian và địa điểm tốt nhất cho sự kiện của mình, sự kiện có thể diễn ra trong mờ nhạt, thậm chí là ít khách hàng tham gia.
Bước 5: Dự trù chi phí tổ chức cho công ty
Thật khó để lập kế hoạch ngân sách cho sự kiện mà không quản lý tốt được các khoản chi phí trong sự kiện.Xây dựng ngân sách sự kiện dự trù là một bước quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch, ngay sau khi thiết lập mục tiêu và mục đích. Nó giúp bạn kiểm soát được chi phí và doanh thu, đồng thời đo lường mức độ thành công của sự kiện.
Bước 6: Xác định và thiết lập quan hệ đối tác & nhà tài trợ
Quan hệ đối tác chiến lược với các thương hiệu khác đặc biệt là trong các sự kiện, có thể giúp biến một sự kiện không ai biết thành một sự kiện nổi tiếng. Chưa kể đến việc kết hợp với nhau, có thể giúp khuyến khích sự quan tâm của báo chí để đạt được phạm vi tiếp cận rộng lớn.
Bước 7: Xây dựng kịch bản và timeline cho sự kiện
Có các khung thời điểm chính xác của các sự kiện có thể đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình tổ chức. Nếu không có một thời gian biểu được cân nhắc hợp lý, bạn có nguy cơ bỏ lỡ thời điểm tổ chức quan trọng có ý nghĩa đối với sự thành công của sự kiện. Vì vậy, khi bạn bắt đầu chuẩn bị tổ chức các sự kiện, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu và mẹo lập kế hoạch sự kiện để đảm bảo rằng tất cả diễn ra suôn sẻ.
Bước 8: Lập kế hoạch quảng bá
Một sự kiện sẽ thành công nếu có mục tiêu rõ ràng trong việc định hướng thương hiệu ngay từ đầu, giúp khách hàng hiểu rõ đơn vị tổ chức đang muốn truyền tải thông điệp gì và khách hàng có thể nhận được những lợi ích gì.
Bước 9: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện
Bắt tay thực hiện và triển khai kế hoạch cần phải cẩn thận và thật sự tỉ mỉ trong từng giai đoạn, đây là hoạt động yêu cầu có sự kết hợp hiểu ý nhau từ tất cả các bộ phận trong việc triển khai sự kiện. Nếu quá trình triển khai diễn ra các vướng mắc, bạn cần có hành động trao đổi và rút kinh nghiệm ngay lập tức để đảm bảo sự kiện không xảy ra sai sót gì.
Bước 10: Tổng duyệt lại sự kiện, kiểm tra vấn đề phát sinh
Mọi việc đều có thể xảy ra rất đột ngột mà bạn không thể nào đoán trước được, chỉ có thể giảm bớt tỉ lệ của nó bằng cách kiểm duyệt và soát lại toàn bộ từ khâu chuẩn bị, lên kế hoạch,…để đề ra được những phương án dự phòng cho sự kiện của bạn.
Bước 11: Đánh giá, rút kinh nghiệm
Nên dành thời gian ngay sau sự kiện để xác định điều gì thành công, điều gì còn phải điều chỉnh, sau đó thực hiện phân tích sâu hơn về mức độ thành công của sự kiện, bằng cách kiểm tra sử dụng các chỉ số để đưa ra được kết luận cụ thể.
Mẫu kịch bản tham khảo khi tổ chức sự kiện
Tại sao cần lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Tùy theo sự kiện có thể có quy mô và độ phức tạp, mục đích khác nhau. Cần rất nhiều thời gian và sự nỗ lực để quản lý một sự kiện, từ giao tiếp với khách hàng đến các nhà cung cấp. Lập kế hoạch sự kiện bao gồm các nhiệm vụ ở tất cả các giai đoạn của sự kiện, như tiếp thị sự kiện, tìm nhà tài trợ sự kiện, tìm nguồn cung ứng địa điểm, xây dựng thương hiệu sự kiện, xây dựng trang web sự kiện,…có thể đem tới sự kiện thành công ngoài mong đợi.
