Vào lúc viết những dòng này, Hà Nội và TP.HCM đều đã có những hành động quyết liệt nhằm đẩy lùi dịch bệnh COVID-19. Mọi hoạt động tụ tập đông người, hàng quán, karaoke, quán bar… đều buộc phải ngừng.Các công ty bỗng dưng đối mặt với thách thức lớn nhất sau 2 tháng chống chọi với khó khăn kinh tế do dịch bệnh gây ra: viễn cảnh phải làm việc tại nhà. Với nhiều công ty, đây có thể là khủng hoảng cuối cùng.
WFH không chỉ là vấn đề nhân sự có quen với “công nghệ” online không. Có rất nhiều trục trặc xảy ra trong quá trình bắt đầu, ngay cả đối với một công ty chuyên về dịch vụ Online như chúng tôi. Những ngày đầu, bản thân tôi đã phải quan sát liên tục và có những thay đổi trong quản lý điều hành, trong việc ra các quyết định. Từ thực tiễn 2 tuần triển khai, những gì tôi chia sẻ dưới đây hy vọng sẽ giúp ích cho mọi người.
1. Truyền thông nội bộ
Xác định rõ lý do, mục đích của việc này (nếu phải bắt buộc thì lý do là bất khả kháng). Ở công ty tôi, chúng tôi có 3 mục đích chính để quyết định chuyển toàn bộ công việc về nhà:
- Bảo vệ công ty khỏi sự cách ly toàn bộ nếu rủi ro tồn tại F0 tại công ty.
- Tiết kiệm chi phí hoạt động công ty.
- Tiết kiệm chi phí cá nhân.
Xác định rõ khó khăn và rủi ro:
Làm ở nhà không mất thời gian đi lại trên đường, ít tốn chi phí ăn uống, đảm bảo an toàn/ sức khỏe. Thế nhưng việc này không hề dễ, các bạn cần hiểu là làm ở nhà sẽ gặp khó khăn:
- Tự quản lý được bản thân chưa bao giờ là dễ.
- Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn là trực tiếp.
- Điều phối công việc ban đầu chắc chắn sẽ chưa quen.
- Một số quy trình vốn hợp Offline thì phải Online hóa.
Khi toàn bộ nhân viên đã hiểu tường tận sự thay đổi này thì bắt đầu đến bước chuẩn bị.
2. Chuẩn bị
Phân loại các công việc và có hành động phù hợp với từng nhóm việc:
- Nhóm việc đã online hóa/ quen online/ vốn đã hay làm online: bỏ qua, không phải suy nghĩ. Ở công ty tôi may mắn vốn dùng email, chat, drive Google (tập thể hạn chế dùng docs hay sheet Google vì dễ chia sẻ, chuyển qua lại, chỉnh sửa). Các dự án đặc thù của Seongon là SEO, Google Ads đều được làm Online nên khá thoải mái.
- Nhóm việc vốn nửa online, nửa offline: tìm cách online hóa, dành thêm 1 phần sức lực vào đây là được.
- Nhóm việc vốn offline hoàn toàn: tập trung toàn bộ sức lực vào để online hóa. Khi tôi mới đề cập đến vấn đề làm Online, ngay hôm sau chị PGD Tài chính đã báo lại là toàn bộ quy trình đã chuyển thành Online (trình ký, giấy tờ duyệt…), thật sự rất bất ngờ.
- Nhóm việc không thể online: bản thân tôi vẫn phải đến công ty để ký duyệt, HCNS vẫn phải túc trực để hỗ trợ mọi người giấy tờ và trình ký. Nhưng đến ngày 26/3 (viết đến đây mới nhớ hôm nay ngày thành lập Đoàn), tôi hỏi trưởng phòng HCNS thì hóa ra cô này đã tính trước và ngay hôm qua đã chuyển hết máy móc về nhà… một nhân viên gần nhà mình.
Khi đảm bảo công việc đã có khả năng Online hóa gần như toàn bộ thì đến bước 3.
3. Công bố “kỷ luật thời chiến”
Đây là vấn đề sống còn. Như đã nói ở phần trên, có vài thứ khó khăn, nên cần có giải pháp và mọi người buộc phải tuân thủ 100%.
Tự quản lý bản thân:
- Giải pháp là chuyển qua điểm danh online bằng Fastwork (đang khuyến mãi 3 triệu trọn đời), khi checkin sẽ có ảnh chụp, yêu cầu nhân viên checkin tại bàn làm việc tại nhà.
- Toàn bộ công ty làm to-do-list mỗi ngày, trưởng nhóm kiểm tra vào đầu giờ sáng và báo cáo vào cuối giờ chiều. To-do-list thực sự hiệu quả, nó làm mỗi người không có thời gian mà tự nản đến nỗi tự thưởng cho mình một giấc ngủ thừa…
- Tự quản lý bản thân không dễ nên các quản lý phải đốc thúc được nhân viên của mình. Trong 3 ngày đầu tôi lập group gồm các quản lý, đưa ra file sheet Google yêu cầu mọi người làm các vấn đề theo chính xác chỉ thị, làm xong phải tick báo cáo đã làm. Lưu ý là quản lý thì có tinh thần trách nhiệm hơn nhân viên, nhưng quản lý cũng phải bị quản lý, nếu không là mất kỷ luật ngay. Sau 3 ngày khi mọi thứ thành nề nếp thì tôi để các quản lý tiếp tục tự làm việc.
To-do-list của HCNS
Vấn đề giao tiếp tương tác sẽ chậm hơn trực tiếp:
Công cụ giao tiếp chính gồm Asana (quản lý task), Workplace của Facebook (Nhóm làm việc, chat, video call), Email, Google drive (docs, sheets). Trong đó:
- Workplace Facebook là nơi sinh hoạt chính của công ty, nó cũng giống như Facebook có Messeger, có Group, có profile nhưng tách biệt với Facebook nên không bị làm phiền. Cực kỳ hiệu quả khi dùng Workplace vì ở nơi đó chỉ có công việc.
- Chat Workplace là yêu cầu bắt buộc. Các team có liên hệ với khách hàng có thể dùng công cụ khác thì tùy, nhưng trao đổi nội bộ chỉ được dùng Workplace.
- Tuy nhiên sau ngày đầu thì tôi yêu cầu không được chat nhiều. Chat chỉ dùng để trao đổi nhanh, nó gây mất tập trung, khó tìm kiếm thông tin, khó tổng kết công việc.
- Sử dụng Group của Workplace để ra thông báo, up tài liệu, tổng kết cuộc họp, brainstorm…
- Asana thì được dùng để giao nhiệm vụ, trao đổi nhiệm vụ.
- Họp bằng Video call của Workplace hoặc Hangouts của Google. Seongon không dùng Zoom vì đã quen dùng của Google.
- Quản lý dự án, duyệt các nội dung thì chủ yếu share file docs và sheets của Google drive. Đặc thù bên tôi là các dự án Google Ads, SEO hay là Digital thì có sự tham gia của rất nhiều cá nhân, để tiện thì thường lập project trên sheets Google trước, nếu tất cả cùng đồng ý thì có thể cho vào Asana để giao việc cụ thể, quản lý các tác vụ, tương tác trong quá trình làm việc.
- Tôi lập Group riêng tên là X, là nơi post những thứ quan trọng trong lúc này! Đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng từ công ty.
* Toàn bộ các công cụ kể trên đều dùng bản free.
ST
