Thực tế cho thấy để sự kiện diễn ra thành công cần có quy trình chuẩn bị kỹ lưỡng từ chi tiết nhỏ nhất. Và với hội thảo cũng vậy. Bài viết sau đây Vplace sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện nhất về quy trình tổ chức hội thảo. Trong đó có những bước chỉ có tại hội thảo đặc biệt cần chú ý.
Lựa chọn chủ đề hội thảo
Có lẽ đây không phải một bước quá khó khi tổ chức hội thảo. Chủ đề hội thảo cần đúng đề tài người tham dự quan tâm, hấp dẫn và thu hút. Làm thế nào để có được chủ đề hội thảo thu hút:
Hội thảo dành cho ai?
Hội thảo được chia thành 3 loại: Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, Hội thảo giới thiệu sản phẩm, Hội thảo chuyên môn… Mỗi loại hội thảo đều dành cho những đối tượng khác nhau. Hội thảo dành cho đối tác, hội thảo dành cho khách hàng cũ, khách hàng mới hoặc cho các chuyên gia trong ngành. Dựa vào sở thích, những điều quan tâm của đối tượng khách mời tham dự bạn sẽ lựa chọn được đúng chủ đề thu hút cho buổi hội thảo.
Hội thảo với mục đích gì?
Với cùng đối tượng khách hàng nhưng mục đích khác nhau bạn sẽ có cách truyền tải khác nhau. Những mục đích phổ biến của một buổi hội thảo thường là: nâng cao chuyên môn, tri ân (với khách hàng và đối tác), bán sản phẩm, giới thiệu sản phẩm mới.
Giả sử với hội thảo giới thiệu sản phẩm dành cho khách hàng với mục đích bán hàng dành cho ngành spa. Bạn có thể lựa chọn chủ đề: Trắng da hiệu quả với phương pháp … đến từ Hàn Quốc kèm theo hoạt động trải nghiệm dịch vụ.
Với hội thảo giới thiệu sản phẩm dành cho đối tác bạn có thể lựa chọn chủ đề: Lễ chuyển giao quy trình làm trắng da công nghệ cập nhật mới nhất đến từ Hàn Quốc.
Với 2 câu hỏi này bạn sẽ dần hình thành được ý tưởng chủ đề cho hội thảo của mình để tiến hành các bước tiếp theo.
Làm việc với diễn giả
Đây có thể coi là bước đặc trưng và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội thảo. Làm việc với diễn giả bao gồm quá trình bạn liên lạc, thuyết phục để diễn giả đồng ý xuất hiện trong hội thảo. Diễn giả có thể tham gia vào quá trình đặt tên cho chương trình của bạn nhưng chú ý không để diễn giả góp ý quá sâu hoặc thay đổi chủ đề.
Sau khi xác định được chủ đề hội thảo và tìm kiếm khách mời, bạn nên tiến hành làm việc trước với khách mời về nội dung, thời gian và các hoạt động hỏi đáp nếu có trong buổi trò chuyện. Cần thống nhất chi tiết các nội dung tránh tình huống phát sinh do không kiểm soát được thời gian.
Xem thêm: Top 10 diễn giả nổi tiếng nhất Việt Nam hiện nay
Tìm địa điểm phù hợp
Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức hội thảo cũng quan trọng không kém. Tùy vào mục đích, số lượng người tham dự bạn có thể lựa chọn thuê phòng hội thảo phù hợp. Ngoài ra, mức chi phí dự kiện cũng là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo.
Tại Hà Nội, bạn có thể tham khảo phòng hội thảo tại Vplace – đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện uy tín chất lượng. Mỗi phòng hội trường đều có sẵn đầy đủ thiết bị: Loa. mic, hệ thống ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu … cho hội thảo của bạn. Vplace là địa điểm tổ chức thành công nhiều chương trình hội thảo của khách hàng. Bạn hoàn toàn có thể tin tưởng sự tận tâm, chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên tại đây.
Tham khảo: Top 5 địa điểm cho thuê phòng hội thảo uy tín tại Hà Nội
Truyền thông cho sự kiện
Bước thứ 4 trong quy trình tổ chức hội thảo chính là truyền thông sự kiện. Truyền thông sự kiện đóng vai trò không nhỏ cho sự kiện thành công. Nhiệm vụ của truyền thông là tuyên truyền để những khách hàng tiềm năng sẽ biết đến và đăng ký tham gia sự kiện. Với những hội thảo có thu phí, truyền thông có vai trò đặc biệt quan trọng. Mục đích của truyền thông với những sự kiện hội thảo này là có được số thành viên tham dự như mong muốn.
Bạn có thể kết hợp sử dụng các kênh online và offline để đạt hiệu quả tốt nhất cho hội thảo.
Quy trình đăng ký tham dự hội thảo
Bạn nên lựa chọn hình thức đăng ký sao cho phù hợp nhất. Tùy vào đối tượng tham dự tuy nhiên bạn không nên để khách hàng đăng ký quá phức tạp. Bên cạnh đó, bạn nên yêu cầu khách tham dự trả phí trước khi event diễn ra. Đa phần hiện nay mọi người thu phí theo hình thức chuyển khoản trước, để đảm bảo sự chắc chắn tới tham dự của khách hàng.
Các công tác chuẩn bị khác
Cuối cùng trong quy trình tổ chức hội thảo bạn không nên bỏ qua bất kỳ bước nào từ những giai đoạn nhỏ nhất. Các công tác chuẩn bị khác bao gồm: chuẩn bị nơi ăn ở cho diễn giả và ban tổ chức nếu là hội thảo dài ngày.
Ngoài ra bạn có thể chuẩn bị thêm tiệc trà trong buổi hội thảo để khách tới tham dự có thể thể sử dụng giữa giờ.
Trên đây là 6 bước cơ bản trong quy trình tổ chức hội thảo. Để hội thảo thành công tốt đẹp bạn nên thực hiện đủ các bước. Hãy cẩn thận trong từng bước chuẩn bị để không có sự cố nào xảy ra trong suốt quá trình hội thảo.
